【BT專訪】4天工作在外國逐漸興起，香港亦有少數企業開始試行。保捷行（Protrek）戶外用品專門店，由2022年9月起為所有文職人全面試行4天工作周，既不會在其他工作日增加工時，亦沒有減少員工現有的福利及薪酬。作為全港首間推行「不折不扣」4天工作周的中小企，措施實行後對公司有何影響？企業面對甚麼難關？
彈性工作模式行之有年
Protrek保捷行創辦人梁偉倫（Whelan）表示，自己無論在旅遊、戶外活動等方面，都一直喜歡嘗試新事物，而管理公司事務也不例外。梁偉倫指，公司向來有實行不同政策，包括在家工作、彈性上班時間等，相關的政策已實行十幾年，並不是在疫情下才開始。
中小企把握嘗試機會
4天工作周雖然是外國率先實行，香港也有少量機構仿效，卻一直沒有決斷實行，又或是在試行之數月後便停止。梁偉倫說，相比其他大公司面對的行政、部門配合等問題，保捷行作為員工約60至70人的中小型企業，靈活性較大，因此也較容易嘗試實行不同政策。
以近年推出的員工福利為例，保捷行曾為員工提供關愛假期及改變上下班時間的「愛回家」計劃等等，多年來公司一直嘗試實行不同的「多贏」政策，不僅對員工好，同時也是對企業好。
工作效率未跌即見成效
實行4天工作周，等於每年多出約52日假期，而且薪金不變，對員工而言當然是好事。但這對企業而言又有何好處？梁偉倫說，以目前政策只實行3、4個月的時長，並不容易衡量出企業從中得到的利益，因企業的表現和業績，仍受到眾多因素影響。
短期業績及生產力無明顯轉變
他解釋，公司生意本來就有季節性，如現時的秋冬天、聖誕新年假期期間，就屬於人們喜愛消費、外遊或到郊外活動的旺季，單是與幾個月之前比較，很難計算出營業額有沒有在4天工作周實行後的準確變化；以季節性數字看，與去年同期比較，企業業績並無大升或大跌，亦即表現相若。而員工的表現方面，減少一天上班時間，並未令到辦公室的生產力著顯下降，反映4天工作周的實行，已取得短期成功。
打算長期實行4天工作周
保捷行實行的4天工作周只適用在文職人員身上。梁偉倫表示，光看實行至今的變動，政策對寫字樓的工作並未帶來大影響。過去數月以來，公司和同事雙方都在嘗試和摸索的階段，確實有很多細節未能一步到位；但他也坦言，如無意外，公司於未來半年內會一直繼續實行4天工作周政策。
以「適健假期」增進員工健康
多出來的一天假期叫做「適健假期」（Wellness Day），旨在鼓勵同事利用這一日多做運動及戶外活動。梁偉倫指，現時面對勞動人口老化，容易出現健康問題，鼓勵員工做運動是一項長遠投資，避免員工身體轉差之餘，也保障公司勞動力，多一日假有效提升員工在工作上的集中能力。他同時強調，假期就是假期，公司不會強逼同事在放假時做運動，但如果能達成願境，員工減少生病、請病假，對雙方而言都是好事。
有效挽留人才
梁偉倫續說，現時行行皆缺人，公司需要用有創意的福利留人、甚至請人。目前公司仍未缺人到這個階段，不過他表示，4天工作周對打工仔而言確實是吸引的工作條件。
在相若的工資條件下，很多企業都已經有雙糧、標準AL等福利，所以在聘請時提出自由度高、時間靈活的工作條件，就變得更為重要。經過幾年疫情，大家都更重視Work-life Balance，也需要更多私人時間，而每星期多一天假期，即是整整多出20%時間，正好可以滿足這些需求。
信任員工、講求自律性
梁偉倫分享，他在創業前也曾打工，因此明白打工仔的感受，公司相應實行多項福利，都是有賴員工們的自律性。「準時上下班已是企業文化的一部份，若非有重大事故，我絕不會在非工作時段聯絡已下崗的員工。」
他又形容，寫字樓運作是一環扣一環，若真的出現突發情況，員工也大多願意在非工作時段回應並幫忙解決問題。梁偉倫說，這是因為當所有人確實認知到自己擁有多一日假期，就會負起相應的責任，反而比以前更積極︰「你不應機，我也不能逼你，但你要知道，這會影響到其他同事，對他們不公平。」
員工自發返工幫手
梁偉倫又舉例，曾有同事在公司舉行活動期間放「適健假期」，因其知道搞活動需要人手，便在適健假期當日早上行完山後，自發性回到公司幫忙。他指，公司從來沒有要求同事在放假時回到工作崗位，而以前亦從未見過這種現象，可見多一日假期反而令他們的自覺性加強。
過度監管適得其反
給予空間並沒有令員工更怠惰，反而對工作增加了熱誠，同時也令他們對工作更緊張、上心。梁偉倫說︰「當一個企業只會監察員工，實行閉路電視、嚴格處理打卡時間等管制，員工最直接的表現就是不服氣。管得寬鬆也要看成績，如果同事在這個制度下佔便宜、不工作，當然也不行，但在實行的這幾個月裡，我確實看不到這種情況。」
預早進行溝通
他同時又強調與員工溝通的重要性。在實行4天工作周之前，企業首先要向大家分享實行的方法和原因，將「公司的期望」和「同事的期望」進行統一，令員工提前做好心理準。例如說，公司在宣佈新增這項福的同時，也向同事說明短期目標是實行4天工作周後，生產力不能降低，要維持一樣；而長期目標則是繼續提高生產力。
其他配合政策與難處
保捷行寫字樓同時實行彈性工作時間政策，每天由7時半至10時左右都可以是員工的上班時間；再加上在家工作、4天工作周的「適健假期」、其他請假事項等，若不仔細查看行事曆，要記住員工的放假或上班日子並不容易。梁偉倫坦言，辦公室的人變少、記不住同事們的上班日子是實行政策後較為難以適應的一點，反之在工作效率方面，則觀察不到有太大的變化或問題。
由適應期進入鞏固期
起初推行4天工作周雖有不習慣，但梁偉倫就覺得，推出任何政策都要靠溝通來渡過「適應期」，若不嘗試、不實行，就不可能知道有哪些細節需要改善。他指，由9月到現時，經過約3個多月後，政策已慢慢步入「鞏固期」，模式已經逐漸穩固，但未來仍有須要面對的問題︰「例如聖誕及新年期間長假期的安排，對貨源或供貨會帶來甚麼影響？由於試行政策至今並未有如此長的假期空檔，因此這也成為了一個挑戰。」
定立穩定根基，與時並進免被淘汰
梁偉倫又說，除了內部政策，企業在同時也在試行其他方式，以在變幻莫測的市場中求存，包括開發社交媒體、拍影片推銷等等，而這些工作都講求寫字樓的穩定。他強調，若作為後援的文職員工沒有投入和熱誠度，企業就沒有條件做到這一系列的嘗試和調整，也難以跟上市場轉變的步伐。所以歸根究底，實行4天工作周仍是希望能提供更合適的工作環境給文職員工，令企業長遠發展更理想。
對前線員工有沒有保償政策？
實行4天工作周對後勤同事是大好事，但前線同事會否因此感到不公平？梁偉倫回應，其實情況正好相反，前線員工一直擁有很多文職人員沒有的福利，這次在寫字樓推行4天工作周只是將應有的福利還給他們。
前線福利較豐厚
梁偉倫坦言，前線較難請人，因此公司一直設計許多福利給前線同事，例如每次公司舉行的出國旅遊，都有較多前線人員參與；他們亦享有文職同事沒有的福利，包括年資假、「返晏放早」的「愛回家」福利等等，平時他們亦可自行編更、調假，自由度本身已相當大。因此，沒有前線員工認為只有文職人員擁有4天工作周是不公平的對待。
保捷行員工年資比率統計
| 年資 | 員工比率 | |
| 全體員工 | 零售（前線）員工 | |
| 5年以上 | 70% | 77% |
| 10年以上 | 52% | 57% |
| 15年以上 | 25% | 33% |
| 20年以上 | 18% | 20% |
逾半員工入職超過10年
根據保捷行提供的數據，整體而言，在該企業內工作滿10年以上的員工已超過一半，員工的黏著力相對較高；至於擁有較高年資的前線零售員工比率，更是全數高於整體數字。由此可見，前線員工的流動性較低，除了與自由度較大的工作模式有關之外，也因為他們享受的福利本來就比文職人員更好。
此外，企業亦重視溝通的重要性。不管是對於前線或文職人員，梁偉倫都認為，進行充足的交流、了解員工的意見，使其意識到公司對他們的尊重，是極為重要的一環。
來年薪金調整幅度
被問及員工薪酬，梁偉倫就說，無論是觀及整體經濟情況、出於提高同事動力等原因，公司至少會按通脹率加人工。而其他因素，則視乎同事在福利好、自由度大的環境下，生產力能否有所提升，為公司提高收入，令公司最終可再將資源投放到他們身上。
撇除外部因素，「加薪是基本」
做生意常面對諸多風險，而外部因素往往不由得人控制。梁偉倫說，保捷行售賣戶外用品，已算是運氣很好的行業，沒有在疫情下受到太大打擊，惟在香港仍未完全對外開放的情況下，生意額有受到一定的影響；不過，員工若能夠在多一天假期的新措施下保持生產力，表現良好，而公司有餘裕的情況下，沒理由不給他們加薪。
還有甚麼行業適合推行4天工作周？
梁偉倫表示，零售其實不是最適合推行4天工作周的行業，反過來寫字樓工種才是最應該作出嘗試的。在人口老化、移民潮等情況，以及更多人心態轉變，追求自由度與健康的當下，各行業都面臨人手緊拙，更有必要考慮員工福利問題。「人才不是只靠錢就搶到，要讓他們享受工作、對工作有熱情才有用。」
企業有一定規模即可推行
他舉例，一星期5日辦公時間，若實行4天工作周，公司會有一個人放假，其他人維持運作。若企業規模只有5個人，假設每天有一個人放年假、一個人放福利假，等於公司只餘3個人，生產力大減40%；但若企業規模稍為大一些，達到20、30人左右，每天減少的生產力就會在比例上減少，變相提高了4天工作周的可行性。
用心實行終達至雙贏局面
梁偉倫最後總結，實行4天工作周不是單純「搞marketing」（營銷），公司投入的資源、員工的反應和反饋都是「無得呃人」。只要管理層有心嘗試、做好溝通，事前計劃出實行有關政策的方法，同時與部門主管進行協調，預先考慮可能出現的問題和解決方案，邊行邊試，作出多方面的配合，就能做到雙贏局面。「既然零售業都有辦法在後勤上推行4天工作周，那大部份的寫字樓工作，我看不見有甚麼做不到的原因。」
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