【職場攻略】香港浸會大學工商管理學院發表最新研究顯示，工作分配的設計可影響僱員對於工作時間的感知，提升工作效率。《香港財經時報》整合研究報告重點。
職場攻略｜工作分配設計影響僱員對工作時間的感知
香港浸會大學工商管理學院的最新研究顯示，工作分配的設計和結構方式可以影響僱員對於工作時間的感知，進而影響其工作效率。於《美國管理學期刊》中發表的這項研究指出兩個新的工作分配特徵：時間可預測性和任務分隔，能夠影響僱員對時間的感知和體驗。
兩個工作分配的特徵
研究指出，僱員對於工作需時的感知，關鍵是取決於兩個工作分配的特徵：時間可預測性及任務分隔。所指的「時間可預測性」是一個項目或一個工作任務之前，是否明確任務具體何時開始。簡單而言，僱員應能按著一份明確的工作時間表，知道下一個工作的開始時間。而「任務分隔」就是主要工作任務的時間劃分為較短的幾個部分，並在中間插入性質與主要任務不同的其他事情作為隔斷。這些較短的間隔，最適合用於與焦點任務以外的項目。
當員工覺得時間過得快 工作效率會提升
研究發現，當僱員感覺時間過得很快時，他們會認為自己的工作效率更高，並感到更愉快。具體來說，增加工作時間的可預測性和任務細分可以：
- 通過讓僱員感覺時間過得很快，正面影響僱員對時間的體驗；
- 通過讓僱員集中精力，提升工作效率和準確度。
僱主可做3件事令同事更滿意工作
這個研究的結果期望為僱主提高僱員工作滿意度、參與度和效率等方面，帶來有意義的提示。
1. 僱主分配工作的方式，應有助於員工保持專注
時間可預測性和任務分隔的靈活性，為僱主提供了強而有力的應用。具體而言，僱主可以消除不必要的等待時間或減少工作任務之間的不確定性。舉例來說，僱員如果在完成一個任務之後，清楚下一個任務的準確開始時間，就可以減少心理上的不確定性，在等待時完成其他事情。
2. 僱主應善用時間標記來細分任務
要達到任務分隔的目的，僱主可將大段的工作時間標記，細分成小部分以幫助僱員保持他們的專注度。在工作與工作之間，僱主應鼓勵僱員參與一些工作以外的活動。然而，在細分任務時，僱主應小心考慮，確保為不同的工作甚至不同的人制定合適的任務。過多的分割可能會對某些工作，特別是需要深度集中的複雜任務帶來反效果。
3. 工作分配背後的目的是為了鼓勵僱員，而不是強迫他們遵循死板的結構
儘管僱員願意努力工作，亦難免有時會失去專注力。正確的工作分配方法能讓僱主協助僱員保持專注度，讓他們在經歷時間時感到更愉快。儘管工作時間的分配不能改變某些核心工作的特性（例如簡單、重複和劇烈的工作），但通過讓員工感覺時間過得更快，可減輕厭惡性工作為僱員帶來的負面影響。
