職場技巧】貝索斯(Jeff Bezos)從不會在早上開會,有職場專家亦指出,早上開會分散員工注意力。同時,外國企業QUMU營運總監提出,應取消所有逾一小時的會議。究竟何時才是最佳開會時間

Amazon創辦人貝索斯 早上不開會

亞馬遜(Amazon)創辦人、全球第二大富豪貝索斯(Jeff Bezos)在新書《Invent & Wander: The Collected Writings of Jeff Bezos》曾提到,自己在上午10點前不會安排任何會議。

貝索斯坦言:「我喜歡在早晨慢條斯理地做事。我早睡早起,喜歡早上喝咖啡,喜歡在孩子上學前跟他們一起吃早餐。這些時間對我來說非常重要,所以我在十點以前絕對不開會。」

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職場專家:早上開會分散員工注意力

美國職場專家Lynn Taylor亦認為,經過周六周日連休,星期一早上回到辦公室恢復工作,是員工最有生產力的黄金時刻,切勿因召開會議而分散他們的注意力。

而且部分員工或可能因Blue Monday症候群,而在星期一不回office,如:外出見客等。但是何時為最好開會時間都有根據。

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研究:最佳開會時間是周二下午

英國預約日程管理網站YouCanBookMe於2016年發表一項研究,通過分析對53萬約會邀請的200萬個回覆後,建議最佳的開會時日是星期二下午2時半。因那個時候大家吃完午飯,而且未到周未。

次好選擇為星期三下午,YouCanBookMe共同創辦人Bridget Harris披露,該公司會在星期三下午3時開全體員工會議,讓團隊掌握那個星期的工作狀況,同時方便美國的同事用電話開會。不過到底開會開多久最好?

QUMU營運總監:取消長達1小時會議

外國企業QUMU營運總監Rose Bentley提出,要取消所有長達一小時的會議,將60分鐘減至45分鐘,而且短會議30鐘也要減至25分鐘。

全因愈少開會時間,員工預備功課會做得充足,因為受時間所限,而且經常開會,員工難以精準準備會議內容,更浪費時間。

Netflix教高效會議3原則

另外,天下雜誌出版的《零規則》一書中,透過Netflix創辦人暨執行長海斯汀(Reed Hastings)與歐洲工商管理學院教授梅爾(Erin Meyer)的對話,研究Netflix強調的「自由與責任」企業文化,當中提到Netflix重視高效會議,開會亦有3大原則,包括:

  1. 參與會議應該:即時回饋,誠實為第一原則
  2. 主管應該:放寬更多權限,決策充分授權
  3. 主持人應該:學會關鍵兩問,包括:「今天我們在會議室裡做了什麼決定?」及「我們要如何傳達這些決定?」,以加速會議討論

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