自從Google Docs普及之後，不少學生及打工仔都會使用Google文件，因為文件可以自動儲存在雲端，方便隨時隨地用電腦或手機編輯。還有一個受歡迎的功能，就是可邀請其他用戶共同編輯文件，方便做Group Project等。《香港財經時報》整理10招Google Docs秘技，學識後工作起來必定事半功倍！
1. 快速創建新Google Docs文件
Google特設了幾個短網址，讓用戶可快速建立新Google Docs、Sheets、Slides，將這些短網址新增到書籤，更可以一鍵開新File：
- 新增Google Docs文件：https://doc.new
- 新增Google Sheets試算表：https://sheets.new
- 新增Google Slides簡報：https://deck.new
2. Google Docs語音輸入
用戶只需要選擇「工具」>「語音輸入」，並點選圖示上的麥克風。如果是第一次使用，瀏覽器或會向你要求授權使用麥克風，點選「允許」後並確保電腦已連接麥克風即可使用。開啟後所有收錄的聲音就會轉成文字，再按多一次紅色的麥克風圖示就可以關閉功能。
3. Google Docs「探索」功能
Google Docs介面右下角像星型的按鈕其實是「探索」功能，用戶可透過工具輸入關鍵字搜尋網絡資料，在每個搜尋結果右上角都有一個按鈕，讓用戶可以註腳形式引用網站內容。透過此功能搜尋的圖片，也可以按右上角按鈕，直接將圖片插入文件中。
4. 搜尋連結網站
選取需要插入連結的文字後按右鍵，點選「連結」，填入關鍵字後，Google就會顯示最有關連的網址，選取後就會自動填入URL，再按套用即可。
5. 讓Google翻譯整份文件
如果有一大段文字需要翻譯，其實不需要在Google Translate Copy & Paste，因為Google Docs已經內置翻譯功能。打開Google Docs，選「工具」>「翻譯文件」，按需要更改翻譯後新文件的標題，及選擇想翻譯成的語言，再按翻譯。
Google提供多種翻譯語言，基本上平時在Google Translate有的語言選項都可以用，但始終由電腦翻譯的結果會有誤差，用戶應小心使用翻譯結果。
6. 將圖片內文字轉成Google Docs
朋友傳來筆記圖片，要轉換成可編輯的文字很麻煩？不妨使用Google Drive的圖片內文字識別功能，用戶只需將圖片上傳Google Drive，按右鍵「選擇開啟方式」並選取Google文件。系統會快速將圖中文字、格式轉成可編輯的文字檔，而且會將圖片上傳至文件方便用戶確認。
7. 新增留言備忘
Google Docs其中一個賣點就是支援多人同時編輯文件，為了方便溝通，用戶可以在文件中加上留言。選取文字後，按右鍵選「留言」，文件右方就會出現小視窗，用戶可輸入留言，甚至用@標註其他用戶，他們將收到電郵通知。
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8. 追蹤修訂功能
在Google Docs使用追蹤修訂功能，記錄各用戶更改文件的情況非常簡單。用戶只需要在工具列的最右方，點選「編輯中」並改為「建議」，在此模式下所有改動都會凸顯出來，用戶可在文件右方決定批准修訂還是拒絕修訂。
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9. 查看文件版本記錄
如果無使用上述的追蹤修訂功能，又不小心改動了文件應怎麼辦？Google Docs另一個好處是可以讓用戶翻查文件更改紀錄，並且還原文件至該版本。用戶只需選「檔案」>「版本記錄」>「查看版本記錄」，就可以翻查文件過往不同版本，以及由哪位用戶更改。想將文件還原至過往版本，可以在右方點選想還原的時間，然後在畫面左上角按「還原此版本」按鈕。
10. 使用Google Docs儲存文件節省儲存空間
用戶使用Google Docs並不會佔用儲存空間，用戶如果想將Word檔上載後轉換成Google Docs，可以在Google Drive的檔案上按右鍵「選擇開啟方式」並選取Google文件，之後再人手刪除Word檔，以增加儲存空間。
